Per Brikt Olsen sender nå ut denne invitasjonen. Følg oppfordringen hans på slutten om å klikke på lenken og legge inn ditt "nivå" for personvernombud:

Kjære medlem i Fagpressen – tilbud om felles personvernombud!

Fra 25. mai 2018 vil ny personvernforordning, GDPR, gjelde i EU og i hele EØS-området. Den nye lovgivningen regulerer blant annet hvordan vi behandler persondata i offentlig og næringsrelatert virksomhet.

Alle virksomheter må forholde seg til persondata i de aller fleste deler av virksomheten sin, både i internt arbeid og eksterne oppgaver. Fram til GDPR trer i kraft i år, har vi i Norge fulgt personvernlover i EU-området som ble vedtatt i 1995. I år får vi for første gang lover som faktisk er laget for en digital tid.

Den viktigste endringen er at hver enkelt virksomhet nå har et ansvar for å sørge for at virksomhet opptrer i tråd med regelverket. Myndighetene har fra mai kun en kontrollerende rolle.

I praksis blir det å sammenlikne med regnskapsførsel: Du har selv ansvaret for egne regnskap, myndighetenes rolle er å drive bokettersyn. Du vil nå kunne få et dataettersyn. Da må du kunne legge fram dokumentasjon på at du har gode beskrivelser over hva du benytter persondata til, i alle deler av virksomheten, internt og eksternt. Det betyr oversikter over hvilke systemer dere har, hvilke avtaler dere har med underleverandører, og ikke minst at dere har nødvendige og spesifikke samtykker fra personene som eier dataene, til å benytte dem slik du faktisk gjør.

Du må også kunne vise fram hvilke rutiner dere har for hvert enkelt område hvor dere behandler data. Og dere må kunne vise at rutinene faktisk blir fulgt. Dere må i tillegg ha et system for varsling av avvik, og for vedlikehold av systemer og rutiner.

49% av Fagpressens opplag går til medlemmer i fagforeninger. Fagforeningsdata er i GDPR beskrevet som sensitive data, og de skal behandles slik det er beskrevet i artikkel 9 i forordningen. I praksis betyr det at det er skjerpede krav til hvordan denne type data skal oppbevares, og hva de kan benyttes til. På dette området arbeider Fagpressen sentralt spesielt aktivt for å få tydeligere tolkninger og vurderinger fra Datatilsynet om dette regelverket.      

Data-retningslinjer og lovpålagte skjemaer

På fagpressen.no har vi lagt ut et skjema-hierarki som starter med en veiledning om hva du må beskrive i en overordnet «data policy». Deretter følger maler og beskrivelser for hvert enkelt område hvor din virksomhet må gjøre vurderinger og/eller treffe tiltak for å oppfylle det nye regelverket. Her er lenken : http://fagpressen.no/gdpr

Fagpressen gjør mye for å hjelpe deg

Alle ansatte i Fagpressen har gått sertifiseringskurs i GDPR for å kunne gi best mulige råd til medlemmene. Vi har også gjennomført kurs, opprettet strategiske samarbeid om innloggings- og tilgangsstyring, og vi tilbyr «sikker» filoverføring til adressering og distribusjon som er testet opp mot det nye regelverket.

Personvernombud

Et personvernombud har som hovedoppgaver å:

• ha oversikt over virksomhetens handlinger i forbindelse med bruk av personopplysninger
• bistå ledelsen i virksomheten i forbindelse med etablering av systemer for internkontroll
• bistå personer som er registrert hos virksomheten (abonnenter/kunder/borgere) 
• besvare spørsmål om personvern internt i virksomheten
• være rådgiver for den ansvarlige for behandlingen av personopplysningene
• peke på brudd på personopplysningsloven overfor ledelsen
• være kontaktperson ved henvendelser fra Datatilsynet
• holde seg orientert om utviklingen innen personvern

Felles personvernombud i Fagpressen

Styret i Fagpressen ser det som en god mulighet og en god idé, å opprette en funksjon sentralt i Fagpressen som «personvernombud» eller «personrådgiver». Dette er en invitasjon til deg og din bedrift om å melde seg på denne fellesløsningen.

Vi har behov for å avklare interessen for å gå sammen om å dele kostnadene for felles personvernombud, før vi etablerer en slik ordning. Vi ser for oss at 10–15 av de medlemmene med størst behov inngår en toårsavtale sammen med Fagpressen, og på den måten garanterer økonomien i løsningen.

Mindre medlemmer kan komme inn i ordningen på årlig basis. Hvis det blir mange av de mindre medlemmene som med det bidrar til finansieringen av ombudet, vil prisen for de større garantistene kunne reduseres.

Vi ser for oss å evaluere ordningen sammen med styret.

Vi tilbyr følgende nivåer å melde seg inn på:

Nivå 1:
Vi ønsker et minimumsantall på 10–15 titler som sammen garanterer for beløp anslagsvis tilsvarende lønnskostnaden til ombudet. Dette vil koste maksimalt kr 80 000 pr år pr medlem. For dette får du:
a)        personvernombud 
b)        fri rådgivning

Nivå 2:
Du kan for kr 10 000 pr år kjøpe
a)        personvernombud
b)        15 timer inkludert rådgivning

Nivå 3:
Du kan for kr 5000 pr år kjøpe
a)        personvernombud
b)        for kr 750 pr time kjøpe rådgivning

Nivå 4:
Vi har vurdert, men ønsker ikke å være del av ordningen med felles personvernombud.

Nivå 5:
Vi er interessert i felles personvernombud, men trenger mer informasjon.

Vi trenger tilbakemelding innen 15. april 2018 på om din bedrift ønsker å gå inn i en ordning med felles personvernombud i Fagpressen, og på hvilket nivå du ønsker å melde din virksomhet inn.

Klikk på lenken her og velg alternativ fra 1 til 5.